Ważne dokumenty mają to do siebie, że kiedy akurat ich potrzebujemy, nie dają nie odnaleźć…. Dokumentów wraz z czasem może tylko przybywać, dlatego lepiej znaleźć sposób, który pozwoli przechowywać je wszystkie w jednym miejscu. Podpowiadamy jak to zrobić!
Bardzo możliwe, że część sterty twoich papierów zajmują paragony, które już dawno wyblakły, reklamowe broszurki czy wydruki z bankomatu sprzed kilku lat. Zastanów się najpierw, jakie dokumenty możesz wyrzucić, a jakie należy przechowywać oraz jak długo jest to konieczne.
Z pewnością możesz pozbyć się materiałów informacyjnych i reklamowych, które już dawno przestudiowałaś/eś lub z których w ogóle nie masz zamiaru skorzystać. Podobnie jest, jeśli chodzi o paragony na sprzęty, których okres gwarancji już minął. Wydruki z bankomatu z kolei warto przechowywać do momentu otrzymania comiesięcznego zestawienia operacji na rachunku bankowym.
Dokumenty, które należy zatrzymać przynajmniej na jakiś czas, bądź te prawie że „wieczne”, podzielmy na kategorie według czasu, przez jaki mogą nam być potrzebne.
Czyli wszystkie te dokumenty, które mogą się przydać w każdym momencie naszego życia, jak:
To dokumenty, które nie tracą ważności i powinniśmy zadbać o odpowiednie dla nich miejsce, do którego w każdej chwili będziemy mogli się dostać i w którym nie ulegną zniszczeniu.
To dokumenty takie jak: umowy dotyczące nieruchomości (w przypadku najmu), samochodu i innych drogich rzeczy, których używać będziesz przez lata, a także umowy z dostawcami usług, z których obecnie korzystasz, jak Internet, telewizja, energia, telefon, polisy ubezpieczeniowe oraz dokumenty z Urzędu Skarbowego. Warto wiedzieć, że PIT-y, rachunki i deklaracje należy trzymać przez 5 lat. Potwierdzenia opłat, takich jak czynsz, prąd, gaz, czy media trzymamy przez 3 lata. Większość umów można zachować do momentu ich obowiązywania.
Dokumenty takie jak paszport, karta medyczna, czy legitymacje dobrze jest przechowywać w miejscu, do którego łatwo będzie sięgnąć – tych dokumentów zazwyczaj używamy nieco częściej.
Do wyboru mamy naprawdę sporo możliwości. Od tradycyjnych teczek, przez segregatory, po funkcjonalne pudełka. Przejrzyjmy je po kolei, aby dobrze zorientować się, jaki produkt będzie nam najlepiej odpowiadał oraz jaki sprawdzi się w przypadku konkretnych dokumentów.
Poza tradycyjnymi kolorowymi teczkami na gumkę, czy też białymi z wiązaniem, rynek oferuje nam coraz więcej praktycznych produktów. Możemy sięgnąć np. po teczki z przegródkami, inaczej nazywane harmonijkowymi, które doskonale sprawdzą się w przypadku różnego rodzaju umów – w teczkach takich możemy posegregować je według kategorii.
Kolejną możliwością są tak zwane teczki zawieszkowe, do których niekoniecznie musimy od razu kupować metalową komodę z szufladami – wystarczy zaopatrzyć się w specjalny pojemnik na teczki zawieszkowe lub odpowiedniej wielkości pudło, na którego krawędziach będziemy mogli takie teczki zawiesić.
To sprawdzony i praktyczny sposób przechowywania papierów, jednak najlepiej sprawdzi się w przypadku dokumentów dotyczących konkretnej sprawy, np. wszystkie dokumenty związane z naszym samochodem mogą się znaleźć w jednym segregatorze, te dotyczące mieszkania – w kolejnym. W ten sposób łatwiej nam będzie odnaleźć konkretny dokument. Trudno byłoby doszukiwać się np. umowy najmu mieszkania pośród polis ubezpieczeniowych samochodu.
Dobrym sposobem na przechowywanie dokumentów, zwłaszcza tych najważniejszych, w celu dodatkowej ochrony, są pudełka lub organizery. Nie powinniśmy jednak wrzucać do nich papierów luzem, bo może powstać bałagan i dalej trudno będzie nam odnaleźć poszczególne dokumenty. Pudła i organizery najlepiej wykorzystać do umieszczenia pojedynczych teczek z posegregowanymi już dokumentami tak, żeby zebrać je wszystkie w jedno miejsce i móc odstawić na półkę czy do szafki.
Dodatkowo najważniejsze dokumenty dobrze jest zabezpieczyć foliowymi koszulkami, aby uchronić je przed ewentualnym zabrudzeniem czy rozdarciem. Na wszystkie ważne papiery najlepiej przeznaczyć osobną szafkę czy półkę – będzie to korzystne zarówno pod względem ich ochrony, jak i organizacji.
